Заявки на мероприятия
Заявки подаются потенциальными участниками мероприятий путем заполнения формы, которая содержит адаптированные под конкретную программу поля.
Подача заявок осуществляется на зарегистрированные в системе online.sochisirius.ru мероприятия различной направленности: интенсивные профильные программы (наука, искусство, спорт), программы Университета «Сириус» (научно-исследовательские программы, обучающие программы, магистратура и др.), программы Лицея «Сириус» (в том числе в общеобразовательные классы) и т. д.
1. Статусы заявок.
Заявки рассматриваются специалистами подразделений Фонда «Талант и Успех». В зависимости от этапа конкурсного отбора и (или) результатов потенциального участника заявка может быть переведена в различные статусы.
В случае успешного прохождения участником конкурсного отбора заявка на программу одобряется. В том случае, если участник отбор не прошел, либо он изначально не соответствует критериям отбора, заявка отклоняется.
Также в системе online.sochisirius.ru в заявках используются следующие статусы:
- «Новая» - пользователь успешно подал заявку, корректно заполнив все поля. Заявка появилась в базе и ей был присвоен идентификационный номер;
- «На рассмотрении» - заявка взята в работу специалистом программы;
- «В резерве» - заявка временно не участвует в конкурсе. Дальше, в зависимости от хода конкурсного отбора, заявка может быть переведена в другой статус;
- «Аннулирована» - в заявке обнаружена ошибка либо заявка является тестовой. При переводе заявки в данный статус у пользователя есть возможность подать заявку на эту же программу еще раз (в большинстве случаев повторная подача заявки из одного личного кабинета на программу блокируется).
Это не полный перечень статусов заявки в системе. Наличие указанных выше, либо дополнительных статусов зависит от конкретной программы и может быть настроено на этапе создания формы заявки на мероприятие.
Текущий статус заявки, а также указанная в ней информация отображается в личном кабинете пользователя, который подал заявку. В большинстве случаев пользователям направляются уведомления о смене статуса заявки на почту. Уведомления о смене статуса заявки можно настроить — как текст отбивки, так и саму отправку уведомления на почту пользователя. Пример:
Заявка № 100220220511684102 от 27.05.2022 подана.
Данные вашей заявки:
Программа: Интенсивная спортивная программа по хоккею «Твой шанс» (01.06.2022 - 24.06.2022)
ФИО: Иванов Иван Иванович
Телефон: телефон пользователя
E-mail: e-mail пользователя
2. Форма заявки участника.
Все заявки на программы подаются путем заполнения формы, содержащей определенный набор полей.
*пример формы заявки:
В самом верху формы указано наименование программы, на которую подается заявка, а также дополнительная информация для пользователей (опционально). Обязательные для заполнения поля отмечены символом *.
Для успешной подачи заявки необходимо верно заполнить все поля и нажать на кнопку «Подать заявку» либо «Сохранить». В этом случае у пользователя появится уведомление «Ваша заявка успешно подана», заявке присвоится номер и она появится в базе. С этого момента ответственные по программе сотрудники могут приступить к рассмотрению заявки.
Попасть в форму заявки в большинстве случаев можно по ссылке, которая размещается ответственными сотрудниками программы на сайтах (sochisirius.ru, siriusuniversity.ru, siriuslyceum.ru и др.), либо отправляется пользователю напрямую.
Набор полей в форме заявки также зависит от роли потенциального участника на мероприятии. Например, в заявке для роли «обучающийся» будут доступны такие поля как «Место учебы», «Индивидуальные достижения», «Мотивационное письмо» и другие. В свою очередь, пользователю с ролью «преподаватель» - «Место работы», «Опыт работы», «Паспорт», «Диплом» и подобные.
3. Форма заявки администратора.
Сотрудники, ответственные за программу, получают доступ к заявкам участников через административную форму, т.н. «заявку администратора». В ней содержатся все поля из формы заявки участника, а также дополнительные поля, например, «Статус заявки», «Участник», «Инициатор» и пр.
Сотрудник, который находится в форме заявки администратора, может видеть актуальную информацию из заявки участника и загруженные в нее файлы. Изменения, которые внесет участник в свою заявку, отобразятся в форме заявки администратора. Проверяющий сотрудник также может изменить информацию в любых полях в заявке администратора, - изменения отобразится в заявке участника.
*пример формы заявки:
В форме заявки администратора проверяющий сотрудник видит следующую информацию и может ее изменить:
- Инициатор — лицо, которое подало заявку.
- Статус заявки.
- Мероприятие — наименование программы, на которую была подана заявка.
- Данные ребенка — так как заявка подана на поступление по образовательной программе основного общего образования Лицея, здесь необходимо заполнить информацию о ребенке. В заявке на другую программу вместо блока «Данные ребенка» может быть блок «Данные участника» и др.
- Данные об образовании.
- Адрес регистрации и адрес фактического проживания.
- Данные о родителях и наставниках.
- Информация о билетах и проживании.
- Загруженные файлы.
Обратите внимание, что наличие или отсутствие некоторых из вышеперечисленных полей зависит от конкретного мероприятия.
4. Форма списка.
Все заявки на сайте online.sochisirius.ru находятся в разделе «Заявки». В данном разделе есть сортировка заявок по видам, в зависимости от особенностей заявки («с проживанием», «с питанием», «с проездом»), либо по конкретной программе или организации («заявки в детские сады», «заявки Лицея «Сириус»», «заявки в НТУ «Сириус»).
Чтобы увидеть список всех заявок независимо от их направленности, необходимо открыть раздел «Все заявки». В данном разделе у сотрудника будут отображаться только доступные ему заявки в рамках конкретного мероприятия или нескольких мероприятий, где он является менеджером или ответственным. После перехода в данный раздел появится таблица, столбцы которой содержат информацию, находящуюся «внутри» заявки. Воспользовавшись фильтрами, можно найти заявку по заданным в столбцах критериям.
Для перехода в заявку администратора необходимо нажать на id заявки.
В системе доступны групповые установки данных заявки. С их помощью можно установить нужный статус, тип гостя, роль на мероприятии, пол и гражданство и прочую информацию в нескольких заявках одновременно.
В поле «Печатные формы» доступна выгрузка данных заявок в формате Word и Excel.
