Продукты
Согласование документов

Согласование документов

Согласование документов – это возможность согласовывать документы в любом месте и в любое время, имея при этом всю нужную для этого информацию.

В нашем ПО реализован функционал создания, согласования и последующей обработки счетов на оплату товаров и услуг по договорам организации.

БЫСТРОЕ СОЗДАНИЕ и СОГЛАСОВАНИЕ

УДОБСТВО ПОЛЬЗОВАНИЯ

КОНТРОЛЬ ДОСТУПА

НАДЕЖНОСТЬ И БЕЗОПАСНОСТЬ

СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ И УПОРЯДОЧЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

1.

Цикл согласования счетов строго определен, начиная от создания счета инициатором, последующей проверки и подтверждения корректности данных ответственным(и) согласующим(и), согласование счета руководителем организации, дальнейшие операции со счетом сотрудниками бухгалтерии, а также проведение аудита.

2.

Возможность добавления доп. согласующих в цикл согласования, если это необходимо.

3.

Возможно прерывание согласования. Пользователь-инициатор согласования может прервать процесс, обработать полученные замечания и повторно запустить процесс согласования.

4.

E-mail уведомления пользователям, для которых наступила очередь согласовывать документ. Напоминания в случае нарушения сроков.

5.

Согласующие по документу могут как согласовать документ, нажав на кнопку «Согласовать» на панели карточки документа, так и отказать в согласовании документа, нажав на кнопку «Аннулировать» в блоке «Согласование».

6.

При отказе в согласовании пользователь добавляет комментарий в поле «Замечание» с указанием причины отказа. При положительном согласовании документа ввод комментария необязателен.

7.

Когда оперативная работа с документами закончена, они отправляются на хранение в электронный архив.

УДОБСТВО ПОЛЬЗОВАНИЯ

В системе все счета представлены в табличном виде в отдельном интерфейсе.

Возможность просмотра информации следующего характера:

сколько уже оплачено счетов в системе;
сколько согласованных заявок, но еще не оплаченных;
сколько сейчас находится в процессе согласования.

Стадия жизненного цикла счета изменяется автоматически в процессе согласования (изменения статуса счета).

Возможность групповой установки статуса счетов.

Расширенная система фильтров и сортировки данных.

Любой объект системы можно найти по заданным реквизитам или содержимому.

СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ И УПОРЯДОЧЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

В форме указывается:

сумма для оплаты;
назначение и дата платежа;
номер договора;
ответственный согласующий, которому в дальнейшем будет направлен счет для согласования;
контрагент - физическое или юридическое лицо, осуществляющее исполнение услуг или продажу товаров в рамках договора;
иная дополнительная информация.

Инициатор также может загрузить в форму счета файлы счета-фактуры и первичного документа, если это необходимо.

КОНТРОЛЬ ДОСТУПА

Доступ к созданию, просмотру и редактированию данных счетов зависит от роли сотрудника и предоставляется по соответствующему запросу.

В системе имеется 6 основных ролей, участвующих в цикле согласования. Для каждой роли определен конкретный функционал. При этом, любые роли могут быть совмещены (например, ответственный согласующий или сотрудник бухгалтерии также могут быть инициаторами счета).

КОНТРОЛЬ ДОСТУПА

ИНИЦИАТОР СЧЕТА

Сотрудник с данной ролью создает счета в системе, заполняя форму необходимой информацией. При выявлении ошибок в указанной в форме счета информации инициатор может остановить цикл согласования.

ОТВЕТСТВЕННЫЙ СОГЛАСУЮЩИЙ

Сотрудник с данной ролью проверяет правильность указанной в форме счета информации. Направляет счет на согласование руководителю организации либо возвращает счет на доработку инициатору с указанием причины возврата.

РУКОВОДИТЕЛЬ ОРГАНИЗАЦИИ

Сотрудник с данной ролью является последним этапом в цикле согласования. Руководитель организации согласует счет, если информация в нем указана корректно. Далее счет направляется в бухгалтерию для обработки и составления отчетности.

ФИНАНСОВЫЙ КОНТРОЛЕР (АУДИТОР)

Сотрудник с данной ролью имеет доступ к просмотру всех счетов в системе без возможности их редактировать. Финансовые контролеры осуществляют аудиторские проверки по имеющимся в системе данным счетов без участия в цикле согласования и без возможности внесения изменений в форму счетов.

СОТРУДНИК БУХГАЛТЕРИИ

Сотрудники бухгалтерии занимаются обработкой счетов: проверяют наличие загруженных в форму счета файлов первичного документа, счета-фактуры и иных файлов, проставляют отметку о направлении счета в банк, могут аннулировать счета.
Сотрудники бухгалтерии также могут редактировать любой созданный в системе счет независимо от того, на каком этапе согласования он находится.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СОГЛАСУЮЩИЕ ЛИЦА

Дополнительным согласующим может быть любой зарегистрированный в системе сотрудник. Данный сотрудник добавляется в цикл согласования на этапе, когда счет находится в работе у ответственного согласующего. Доп. согласующий имеет тот же функционал, что и ответственный согласующий.

НАДЕЖНОСТЬ И БЕЗОПАСНОСТЬ

Система хранит подробную историю каждого счета, полная история согласования пользователями: информация о дате начала согласования для данного пользователя, плановая дата оплаты для данного пользователя, дата фактического согласования.